Les 6 conseils pour une soirée professionnelle réussie

Bonjour, aujourd’hui je vais vous donner les 6 éléments qui vont faire basculer votre soirée professionnelle au niveau supérieur. Au fil de mes prestations, j’ai remarqué que les soirées réussies ont toutes les mêmes caractéristiques. Vous voulez les connaitre ?

C’est parti !!

Etape 1 : Quel est le but de votre événement professionnel ?

Organiser un événement c’est comme n’importe quel projet, il faut donc dès le départ définir votre objectif. Pour cela, posez-vous les trois questions suivantes : What ? Who ? Why ? – Quoi ? Qui ? Pourquoi ?

C’est les réponses à ces questions qui vont vous guider tout le long de l’organisation de votre soirée professionnelle. La plus importante est « à qui s’adresse l’événement ? ». En fonction de la réponse, vous adaptez votre événement à cette population.

Etape 2 : La date et le lieu

Après avoir défini votre objectif, il va falloir choisir la date, le lieu et l’ambiance que vous voulez créer.

Prenez en compte les temps de trajet qui devront être effectués par vos invités et le temps qu’ils vont accorder à votre soirée. Pour les villes, est-il facile de se garer ou de rejoindre les transports en commun? Si votre événement est en extérieur pensez à un plan de repli en cas de mauvaise météo.

La date est à choisir avec le plus grand soin, évitez les vacances scolaires, et les périodes de grosse activité pour vos invités. D’une manière générale, éviter les vendredis pour être sûr d’avoir un maximum de personnes présentes.

Pensez à prévenir vos invités en avance pour que leur agenda soit encore libre pour votre soirée professionnelle.

Etape 3 : Le contenu

C’est la réponse au pourquoi de la première étape. Quels messages voulez-vous faire passer ?

Quel est le thème de la soirée et le style d’ambiance que vous voulez créer ? (soirée relax ou solennelle, diner de gala, ou cocktail dinatoire ?
Quelles sont leurs importances sur l’événement ? Faut-il avoir une animation qui les valorise, un style de musique, une ambiance de lumière, des vidéos de présentations ?
Quelles seront les diverses interventions ? Et leurs durées ?
Qui parle et quand intervient-il ? Comment positionner les personnes à mettre en valeur (directeurs, clients, partenaires …)

Etape 4 : L’apothéose

C’est le souvenir que garderont vos invités, pour qu’il dure des mois voire des années, ne jouez pas la carte de l’étalage financier, ça ne marche plus.

L’émotion de l’expérience vécue est beaucoup plus efficace et elle perdure. Faites plaisir à vos invités, surprenez-les !!!

Etape 5 : L’organisation de l’événement

Vous avez votre cadre, il faut donc le compléter de toute la partie logistique. Voici une petite liste :

Les invitations
Le présentateur ou les orateurs
La musique et la technique sonore
La décoration
L’animation
La sécurité
L’accueil (badges, hôtesses)
Le photographe, vidéaste
…

Etape 6 : Communiquer sur votre événement

Il y a trois phases de communication (avant, pendant, et après)

Avant : c’est l’envoi d’invitations et à s’intéresser à la manifestation, ils vont aussi communiquer à leur entourage sur votre événement
Pendant : vous pouvez communiquer avec les invités avec un live tweet et les inviter à réagir
Après : utilisez les réseaux sociaux pour continuer à faire parler de l’événement montrez les photos et vidéo, et rapprochez-vous un peu plus de vos invités

Les derniers conseils pour que votre événement soit un succès : Anticipez, plus vous aurez de temps, mieux sera votre événement. Définissez clairement votre objectif, ce qui vous fera gagner du temps. Sous-traitez, les agences événementielles sont là pour vous épauler dans l’organisation d’événement.

Si vous voulez plus de conseils contactez-moi via le formulaire.